Wskazówki dotyczące wypełniania opisu form wsparcia - PFRON

Uwaga: Proszę uważnie przeczytać poniższe wskazówki. Pomogą one zrozumieć sposób obliczania wskaźników. Ich mylna interpretacja może prowadzić do późniejszego niezakwalifikowania części kosztów przez Fundusz przy rozliczaniu projektu.

1. Definicje pojęć:

1. Sesja – pojedyncze zajęcia, w których uczestniczy beneficjent;
2. Czas jednej sesji w godzinach – przeciętny czas pojedynczych zajęć dla danej formy wsparcia. W przypadku wsparcia bezpośredniego: udział beneficjenta lub grupy beneficjentów i prowadzącego (prowadzących) w jednym miejscu i czasie; w przypadku wsparcia pośredniego: czas poświęcony konkretnemu beneficjentowi lub beneficjentom przez pracownika. Nie należy łączyć różnych zajęć z jednego dnia;
3. Liczba sesji na jednego uczestnika – liczba zajęć, w których uczestniczy jeden beneficjent. Jeżeli w danej formie wsparcia liczba zajęć dla poszczególnych uczestników jest różna, należy podać przeciętną liczbę zajęć przypadającą na jednego uczestnika;
4. Liczba prowadzących jednorazowo zajęcia – liczba pracowników prowadzących w tym samym czasie konkretne zajęcia. Wartość niezależna od liczby pracowników udzielających wsparcia w ramach danej formy wsparcia. Jeżeli w czasie poszczególnych sesji liczba prowadzących różni się między sobą, należy podać przeciętną liczbę prowadzących dla jednej sesji (w tym samym czasie) w danej formie wsparcia;
5. Liczba beneficjentów ostatecznych uczestniczących w jednej sesji – liczba osób biorących udział w zajęciach. Jeżeli w danej formie wsparcia w poszczególnych sesjach liczba uczestników jest różna, należy podać przeciętną liczbę beneficjentów uczestniczących w zajęciach;
6. Liczba beneficjentów ostatecznych korzystających z opisywanej formy wsparcia – całkowita liczba beneficjentów korzystających z danej formy wsparcia podana odpowiednio dla całego projektu;
7. Wsparcie udzielone – wsparcie udzielone przez prowadzących zajęcia, np. w trakcie dwugodzinnych zajęć dla trzyosobowej grupy, prowadzący udziela dwóch godzin wsparcia (a liczba godzin wsparcia otrzymanego wynosi 3 x 2 godziny).

2. Liczbę godzin udzielonego wsparcia należy obliczać według wzoru:

Liczba godzin udzielonego wsparcia = [(ts*ls/lbz)*lpz]*lbe

                gdzie:

• ts - Czas jednej sesji w godzinach
• ls - Liczba sesji na jednego uczestnika
• lpz - Liczba prowadzących jednorazowo zajęcia
• lbz - Liczba beneficjentów ostatecznych uczestniczących w jednej sesji
• lbe - Liczba beneficjentów ostatecznych korzystających z opisywanej formy wsparcia w całym okresie realizacji projektu

Przy obliczaniu liczby godzin udzielonego wsparcia należy korzystać z tabeli Excel załączonej niniejszej instrukcji.

3. Przykładowe opisy form wsparcia

1. Wnioskodawca planuje organizację zajęć z hipoterapii. Przeciętny czas trwania jednych zajęć (jednej sesji) wyniesie godzinę. Beneficjent (osoba korzystające ze wsparcia) w całym okresie realizacji projektu weźmie udział w dwudziestu zajęciach. Zajęcia prowadzone będą przez dwóch prowadzących. Forma wsparcia ma charakter indywidualny, a więc w jednych zajęciach weźmie udział jeden uczestnik. Łącznie, w pierwszym okresie finansowania, z tej formy wsparcia skorzysta 10 osób. Liczba godzin udzielonego wsparcia = [(ts*ls/lbz)*lpz]*lbe = [(1*20/1)*2]*10 = 400
2. Wnioskodawca planuje organizację terapii zajęciowej. Przeciętny czas jednych zajęć (jednej sesji) wyniesie dwie godziny. Przewidywanych jest czterdzieści zajęć (sesji) dla jednej grupy, jednak z uwagi na możliwe nieobecności, Wnioskodawca decyduje się podać przeciętną liczbę zajęć (sesji), w których będzie uczestniczył beneficjent jako 32. Zajęcia prowadzone będą przez jednego prowadzącego. Forma wsparcia ma charakter grupowy, a w jednych zajęciach weźmie udział przeciętnie czterech uczestników. Łącznie, w pierwszym okresie finansowania, z formy wsparcia skorzysta 20 osób. Liczba godzin udzielonego wsparcia = [(ts*ls/lbz)*lpz]*lbe = [(2*32/4)*1]*20 = 320 
3. Wnioskodawca planuje organizację zajęć sportowych. Zajęcia organizowane będą dla czterech grup zawodników – trzy grupy początkujące i jedna zaawansowana. Liczebność poszczególnych grup wyniesie po pięciu zawodników, jednakże na podstawie dotychczasowego doświadczenia w prowadzeniu podobnych zajęć Wnioskodawca przewiduje, że przeciętnie w jednych zajęciach weźmie więc udział czterech uczestników. Czas zajęć, w zależności od poziomu zawodników (uczestników sesji) wyniesie od godziny (dla grupy początkującej) do dwóch godzin (dla grupy zaawansowanej). Przeciętny czas jednych zajęć (sesji) wyniesie zatem 1,25 godziny. Przewidywanych jest czterdzieści zajęć (sesji) dla każdej grupy, jednak ze względu na zakładaną przez Wnioskodawcę liczebność grup na jednych zajęciach (4 osoby), przeciętna liczba zajęć (sesji), w których będzie uczestniczył 1 beneficjent wyniesie 32. Dla grup początkujących, zajęcia będą prowadzone przez jednego trenera. Grupa zaawansowana będzie prowadzona przez trenera i jego asystenta. Przeciętna liczba prowadzących jednorazowo zajęcia wyniesie zatem 1,25. Łącznie, w pierwszym okresie finansowania, z formy wsparcia skorzysta 20 osób. Liczba godzin udzielonego wsparcia = [(ts*ls/lbz)*lpz]*lbe = [(1,25*32/4)*1,25]*20 = 250

4. Przykładowe konsekwencje niewłaściwego zaplanowania parametrów formy wsparcia

Wnioskodawca opisał we wniosku formę wsparcia, która zakłada czterdzieści dwugodzinnych zajęć (sesji). Zajęcia będą prowadzone przez jedną osobę. Zajęcia będą odbywały się w czterech grupach, po pięć osób w każdej z grup. Łącznie z tej formy wsparcia ma skorzystać dwudziestu beneficjentów.

Liczba godzin udzielonego wsparcia = [(ts*ls/lbz)*lpz]*lbe = [(2*40/5)*1]*20 = 320

W trakcie realizacji wniosku okazało się, że zmniejszona została liczba grup, która wynosi obecnie 3. Aby objąć wsparciem wszystkich 20 beneficjentów, Wnioskodawca postanowił utworzyć dwie grupy po sześć osób i jedną grupę składającą się z osiem osób. Pozostałe parametry nie uległy zmianie.

Liczba godzin udzielonego wsparcia = [(ts*ls/lbz)*lpz]*lbe = [(2*40/6,7)*1]*20 = 238,8

Z powyższego wynika, że zmniejszając liczbę grup, zmniejszeniu uległa liczba godzin wsparcia udzielonego (czyli liczba godzin pracy osób prowadzących zajęcia). Poprowadzenie dwugodzinnych zajęć dla trzech grup jest bowiem mniej czasochłonne i wymaga mniejszych nakładów finansowych niż poprowadzenie dwugodzinnych zajęć dla czterech grup.

Zakładając, że przyznana kwota dofinansowania dla tego projektu wynosi 10 000,00 zł, liczba beneficjentów ostatecznych pozostaje na poziomie 20 osób, a kwota dofinansowania możliwa do uznania w rozliczeniu wyliczana jest wg wzoru: iloczyn liczby beneficjentów ostatecznych projektu oraz liczby godzin wsparcia udzielonego w trakcie realizacji projektu przypadających na jednego beneficjenta ostatecznego projektu oraz planowanej kwoty na jedną godzinę wsparcia udzielonego beneficjentom ostatecznym projektu – spadek liczby godzin udzielonego wsparcia, z założonych 320 do faktycznie wypracowanych 238,8, spowoduje konieczność zwrotu dofinansowania w wysokości 2537,50 zł.